“Booking” là một thuật ngữ rất quen thuộc đối với dân Xuất nhập khẩu- Logistics. Vậy, booking là gì? Có vai trò ra sao? Quy trình booking được diễn ra như thế nào? Chúng ta cần lưu ý những điểm gì về Booking? Trong bài viết này, Trung tâm đào tạo thực tế nghiệp vụ Xuất nhập khẩu Tân Minh Trí sẽ cung cấp đến cho bạn đọc những kiến thức hữu ích và sát thực tế nhất.
1.Booking Note là gì ?
– Booking Note là thỏa thuận lưu khoang, là chứng từ thể hiện việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hoá. Thông thường, chủ hàng thường thực hiện việc booking qua các forwarder hay công ty logistics, hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu, hãng hàng không (không nhiều).
– Việc thực hiện booking không phải là công việc khó, chủ yếu là bạn phải xác định được hãng tàu nào phù hợp với giá cước hợp lý, rồi đặt book đủ sớm để có thể thu xếp đóng hàng và đưa lên tàu đúng kế hoạch.
– Về phía hãng tàu, sau khi khách hàng đã chấp nhận giá, họ sẽ tiến hành gửi một “Lệnh cấp rỗng” để khách hàng bố trí kéo vỏ container rỗng đi đóng hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa xuất khẩu.
Bài viết nổi bật: Thủ Tục Hải Quan Là Gì? Quy Trình làm Thủ Tục Hải Quan?
2. 10 Tiêu Chí Quan Trọng của Booking Note:
- Số và ngày booking.
- Tên và số chuyến của phương tiện vận tải (Vessel/ Voyage).
- Port of loading: Cảng xếp
- Final Destination: Điểm đến cuối cùng
- ETD (Estimated/Expected Time of Departure): Thời gian dự kiến tàu (hàng) khởi hành.
- ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian dự kiến tàu (hàng) đến cảng đích.
- Số lượng container, loại container.
- Nơi lấy cont rỗng. (Empty Pick Up).
- Cảng hạ container chờ xuất / kho cảng chứa hàng chờ xuất (Địa điểm đích cho vận chuyển bào thuế). (Drop off, Return to..)
- Thời gian thanh lý TKHQ / chi tiết Bill (SI), VGM cho hãng tàu (Cut off hoặc Closing time).
3. Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu:
Quá trình lấy Booking note có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua forwarder. Thông thường cách làm phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng là thực Booking note thông qua forwarder. Do đó quy trình lấy Booking note sẽ được thực hiện như sau:
Bước 1:
Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa của mình. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng- hạ cont, về free time cảng đi cảng đến… các thông tin này sẽ giúp cho quá trình booking được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi chọn được tàu đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để thống nhất mức giá cước và thực hiện gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.
Bước 2:
Khi nhận được thông tin booking request hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó.
Thông tin có trên Lệnh cấp container rỗng bao gồm: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( closing time), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), …
Bước 3:
Qua forwarder khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng để đóng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.
Tham khảo thêm: Các vị trí cơ bản trong ngành Xuất nhập khẩu.
4. Các lưu ý khi lấy Booking:
Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:
- Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng hàng hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo đi.
- Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể.
- Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này vì thế sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
- Tìm kiếm những đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
Hi vọng những kiến thức mà Tân Minh Trí giới thiệu sẽ giúp bạn nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành Xuất nhập khẩu. Chúc các bạn học thật tốt. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết gần nhất nhé.
Đăng ký ngay khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế 100% của tanminhtri.edu.vn tại:
Facebook: https://www.facebook.com/Tan.Minh.Tri
Website: https://tanminhtri.edu.vn/
Hotline: 0392272095
Email: tanminhtri.xnk@gmail.com
Địa chỉ:
CƠ SỞ 1: 69/35 C Nguyễn Gia Trí, phường 25, Bình Thạnh
CƠ SỞ 2 : 145/5 Đỗ Xuân Hợp, Phước Long B, Thủ Đức
CƠ SỞ 3: 1/47 Võ Oanh, phường 25, Bình Thạnh
CƠ SỞ 4: số nhà 3a, ngõ 65, phố Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội
